WWW.LIB.KNIGI-X.RU
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - Электронные матриалы
 

«П ракт ический ж урнал для от вет ст венны х и деловы х ЕКРЕТАРЬеферент № сент ябрь ’2012 Новый Перечень Отвечаем читателям: типовых документов: регистрация акта об ...»

П ракт ический ж урнал для от вет ст венны х и деловы х

ЕКРЕТАРЬеферент

№ сент ябрь ’2012

Новый Перечень Отвечаем

читателям:

типовых документов: регистрация акта

об изъятии ТМЦ

комментарий специалиста

Восстановление

на работе

по решению суда

с. 38

Психология:

избавляемся от волнения

с. 70

Н

N Наше право:

как вести себя с коллекторами с. 79 с. 7 7, теп. (0 4 4 ) 5 0 7 -2 2 -2 8 ПЕЙПА ТРЕЙД УКРАИНА Офисная бумага по самым низким ценам Киев,ул.В.Сосюры,7,оф.302 ^ д (044)362-76-80,(066)313-27-76 - ^ І ’ т lybovpiskiffiyandex.ru ГрН.

ДІЛОВОДСТВО Експертиза цінності електронних документів

ПРАКТИЧНО В УСІХ, ХТО ЩОДНЯ ДОЛУЧАЄТЬСЯ ДО «ПАПЕРОВО!»

РОБОТИ, НЕ ВИНИКАЄ СУМНІВІВ У ПЕРСПЕКТИВНОСТІ РОБОТИ З

ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ АБО ДОКУМЕНТАМИ В ЕЛЕКТРОННІЙ

ФОРМІ. ЩО МАЄ НА МЕТІ ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ — У СТАТТІ ТЕТЯНА КРУЧІНІНА, начальник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Центрального держ авного електронного архіву України Умения и навыки днією з характерних тенденцій наших днів є пере­ О хід на електронний документообіг та подальше зберігання електронних документів. Разом із тим Полезная информация.•країна перебуває на початковій стадії процесу переходу до електронних послуг та електронних документів із застосуваням електронного цифрового підпису.

Загальні вимоги щодо впровадження електронного д о ку­ м ентообігу із застосуванням електронного циф рового “ ідпису, організації роботи з електронними документами в.їловодстві в органах державної влади, місцевого самовря­ дування, на підприємствах, в установах та організаціях не­ залежно від форм власності та їх підготовки до передавання

- з архівне зберігання (в т. ч. питання проведення експертиз«' цінності) запропоновано в проекті нормативно-правовос акта «Порядок роботи з електронними документами в ^ -оводстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», схваленого Нормативно-методичною комісією Лержавної архівної служби України від 27 грудня 2011 року, = наразі перебуває на реєстрації в М іністерстві юстиції •«заїни.

референт, №09 (117), 2012.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ Організація документообігу в умовах застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого опрацювання документів із можливостями цих засобів. Важливо розуміти, що елек­ тронний документообіг не скасовує створення документів на паперовому носії інформації, але пріоритетним визнає елек­ тронний документ, створений,переданий, одержаний, оброб­ лений та збережений у межах будь-якої автоматизованої ін­ формаційної системи. Фахівці, що займаються електронним документообігом, не заперечують того, що найближчим ча­ сом збережеться необхідність працювати відразу з двома ви­ дами носіїв інформації: паперовими та електронними. Тому установам рекомендовано створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання паралельно у двох формах: паперовій та електронній.

Документи, незалежно від способу фіксації та відтворен­ ня інформації, проходять і опрацьовуються в установі на єдиних засадах організації документообігу. Для електрон­ них документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання одразу після завершення їх виконання створю ­ ються відповідні паперові примірники. Документи тимчасо­ вого зберігання можуть створюватися тільки в електронній формі, якщо це передбачено інструкцією з діловодства або окремим регламентом роботи з електронними документами в установі.

Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-ХІІ архівна справа та діловодство визначаються як єдина сфера. Це за­ безпечує єдність вимог до організації документів у діловод­ стві установи та архіві, встановлення єдиних правил складан­ ня та оформлення управлінських документів, їх формування, проведення експертизи цінності та зберігання, сприяє за­ побіганню значних втрат цінної інформації та якісному відбо­ ру документів до складу Національного архівного фонду (далі — НАФ). Чим раніше буде проведено відбір документів на постійне зберігання, тим менше витрат потребуватиме їх впорядкування в період зберігання в архівному підрозділі (архіві) установи. Саме відбір документів із метою їх внесен­ ня до НАФ на стадії діловодства (під час складання номенкла­ тур справ забезпечується формування справ, визначаються строки зберігання та склад документів, що потребують по­ стійного зберігання) сприяє їх збереженості.

–  –  –

ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про проведення експертизи цінності документів» від 8 серпня 2007 року № 1004, експертиза цінності документ ів — це всебічне вивчення документів із метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, проведення грошової оцінки докумен­ тів зазначеного фонду, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підляга­ ють внесенню до НАФ.

Документи вносять до НАФ або вилучають із нього лише через процедуру експертизи цінності документів.

О рганізація експерт изи цінності електронних документ ів в установі Щорічну експертизу цінності документів, що утворилися в діловодстві установи здійснює експертна комісія (далі — ЕК) цієї установи під методичним керівництвом архівного підроз­ ділу (архіву) установи. Дотримуючись основного принципу організації документів НАФ — неподільності архівних фон­ дів — експертиза цінності електронних документів і від­ повідних документів на паперовому носії інформації здійсню­ ється одночасно. Експертиза цінності електронних доку­ ментів проводиться за тими ж принципами та критеріями, що й експертиза цінності документів на паперовому носії нформації, відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16 (далі — Правила).

Для систематизації документів із паперовими та електрон­ ними носіями інформації в діловодстві установи складається єдина номенклатура справ, що є першим етапом експертизи _інності документів. До зведеної номенклатури справ включа­ ються всі справи, що формуються з електронних документів примірників цих документів на паперовому носії інформації, та справи, що формуються лише з оригіналів електронних дог/ментів. У номенклатурі справ структурного підрозділу та зведеній номенклатурі установи в графі «Примітка» простав­ ляється позначка ЕД (електронний документ).

Строки зберігання Під час проведення експертизи цінності документів основим нормативним актом при визначенні строків зберігання ІЬ-референт, N9 09 (117), 2012

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

всіх документів, утворених у діловодстві установи, та їх від­ борі для внесення до складу НАФ або знищення є Перелік ти­ пових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших уста­ нов, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Пе­ релік)*. Також під час проведення експертизи цінності доку­ ментів разом із вище зазначеним Переліком керуються відом­ чими (галузевими) переліками документів зі строками збері­ гання, типовими та примірними номенклатурами справ.

Відповідно до статті 13 Закону України «Про електронні до­ кументи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 ро­ ку № 851-IV, строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних до ку­ ментів на папері.

Якщо в установі створюються електронні документи, не внесені ні до типового, ні до відомчих переліків, тоді їх строк зберігання унормовують рішенням ЕК. Відповідно в номенк­ латурі справ у графі «Строк зберігання» зазначають встанов­ лений строк зберігання електронних документів, дату та но­ мер протоколу засідання ЕК.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ

ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ УСТАНОВОЮ

До початку проведення експертизи цінності електронних до­ кументів необхідно здійснити оцінку їх технічного стану — тех­ нічну перевірку ХМ.-документа, який містить файли, додаткові реквізити та метадані життєвого циклу електронного документа.

Метадані — структуровані дані про дані інформаційного І об’єкта, зокрема електронного документа, що дозволяють ідентифікувати цей об’єкт, здійснювати його пошук, організо­ вувати керування процесами щодо інформаційного об’єкта.

Оцінка технічного стану ХЛ///_-документа складається з пе­ ревірки файлу ХМ.-документа та всіх електронних докумен­ тів, що містяться в ньому, і передбачає:

* Зазначений наказ, а отже і новий Перелік, набудуть чинності з 1 січня 2013 року.

–  –  –

• перевірку на відсутність шкідливого програмного коду відповідно до вимог систем технічного захисту інформації);

• перевірку на цілісність та автентичність (за його електрон­ ним цифровим підписом із повним набором даних);

• перевірку на можливість відтворення даних (відтворен­ ня документної інформації, зокрем а, реквізитів, що не містяться у файлах документів, та метаданих у формі, зро­ зумілій для візуального огляду та придатній для сприйняття людиною);

• перевірку імені файлу (послідовна перевірка правиль­ ності заповнення всіх груп елементів імені файлу Х М.-документа);

• перевірку на відповідність еталонній ХМ/_-схемі (в авто­ матичному режимі);

• перевірку електронних документів, що містяться в Х М Ідокументі (на відповідність рекомендованим форматам фай­ лів електронних документів).

Усунення виявлених недоліків за результатами технічної пе­ ревірки електронних документів проводиться особами, відпо­ відальними за організацію діловодства в структурному під­ розділі установи.

Після здійснення оцінки технічного стану електронних до­ кументів, під час проведення їх експертизи цінності в установі:

• відбирають документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передавання їх до архівного підроз­ ділу (архіву) установи;

• визначають докум енти тимчасового зберігання в структурних підрозділах;

• виокремлюють для знищення документи й справи за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Заразом перевіряють якість і повноту чинної номенклату­ ри справ, правильність визначених строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Після цього електронні документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ установи. Справи з елек­ тронними документами формуються тільки після закінчення формування справ із паперових примірників цих електронних документів і повністю відповідають цим справам. Для кожної справи, що містить примірники електронних документів на па­ перовому носії інформації в архівному підрозділі (архіві) уста­ нови складаються внутрішні описи документів справ.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Внутрішній опис документів до справи з електронними доку­ ментами роздруковується і підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи з паперовими примірниками електронних документів.

Експертизу цінності електронних документів забороняєть­ І ся проводити лише за заголовками справ, оскільки впродовж року при формуванні справ до них могли потрапити й інші категорії документів на електронних носіях інформації.

За допомогою програмно-технічних засобів обов’язково проводиться аналіз фактичної наявності, правильності оформ­ лення, змісту та інших особливостей електронних докумен­ тів, що містяться у справі, шляхом їх поодинокого візуально­ го перегляду. Також перевіряється відповідність справ із па­ перовими примірниками електронних документів та справ із електронними документами.

За результатами експертизи цінності виокремлюють доку­ менти для внесення їх до описів справ, а саме документи:

• постійного зберігання (документи НАФ);

• тривалого (понад 10 років) зберігання;

• із особового складу;

• документи, що у зв’язку із закінченням строків їх збері­ гання підлягають внесенню до актів про вилучення для зни­ щення справ (документів), не внесених до НАФ.

У діловодстві установи складаються та оформлюються єдині описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання як установи в цілому, так і структурних підрозділів окремо.

У форми опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу структурного підрозділу устано­ ви та форми річного розділу зведеного опису справ постійно­ го зберігання, що визначені Правилами, додається графа «Відмітка про наявність справ з архівними електронними документами». До підсумкового запису вносяться відомості про загальну кількість справ із електронними документами, які містяться в описі, та відомості про загальну кількість справ із електронними документами, які були передані до архіву устано­ ви (постійне зберігання в державних архівних установах, архівних відділах міських рад).

До описів справ (зведених описів справ) справи з елек­ тронними документами та відповідні їм справи з паперовими примірниками електронних д окум ентів вносяться за за­ гальним порядком, під одним номером і в одному і тому ж рядку. Відомості про наявність справ із електронними доСекретарь-референт, № 09 (117), 2012 ДІЛОВОДСТВО кументами вносяться до графи «Відмітка про наявність справ з архівними електронними документами» із познач­ кою ЕД і кількістю електронних документів, що містить ця справа.

Після зведення описів справ установи за відповідний період відбирають електронні документи, строки зберігання яких закінчилися, та складають акт про вилучення для зни­ щення цих документів. До акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, форма якого передбачена Правилами, вносяться також справи з електронними доку­ ментами. Відомості про наявність справ із електронними д о ­ кументами зазначаються в графі «Примітка» позначкою ЕД.

Акт про вилучення для знищення електронних документів, не внесених до НАФ, формується в системі при описуванні доку­ ментів, внесенні їх до описів справ установи за відповідний період і набуває чинності після схвалення описів постійного зберігання та погодження описів справ із особового складу експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) відповідного державного архіву. Рішення про схвалення описів справ Умения и навыки постійного зберігання приймає ЕПК, на його підставі доку­ менти вважаються внесеними до складу НАФ і стають його частиною. Рішенням ЕПК затверджується також назва ар­ хівного фонду та визначається його категорія. Рішення ЕПК про схвалення описів справ постійного зберігання за- ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ЕЛЕКТРОННИХ 'верджує керівник відповід- ДОКУМЕНТІВ ПРОВОДИТЬСЯ ЗА ТИМ И Ж ного державного архіву. ПРИНЦИПАМИ ТА КРИТЕРІЯМИ, Щ О Й Полезная информация Необхідність своєчасно- ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ НА го гарантованого знищен- ПАПЕРОВОМУ НОСИ ІНФОРМАЦІЇ ня електронних документів відповідних документів на паперовому носії інформації (якщо це передбачено Інструкцією з діловодства установи або окре­ мим регламентом роботи з електронними документами в уста­ нові) випливає із загальних вимог до систем технічного захис­ ту інформації та документації. Знищення електронних доку­ ментів проводиться методом, який не дозволяє відновити нформацію. Вилучаються всі примірники документів уста­ нови, відібрані для знищення.

Працівники, які мають справу з електронними документа­ ми, зацікавлені в тому, щоб ці документи, створювані в про­ цесі діловодства, а також пов’язані з ними метадані, бази да­ них реєстрації та контролю тощо, органічно входили до структури архівного фонду з можливістю їх подальшого від­ творення та використання при постійному зберіганні.

Похожие работы:

«Apple беспроводной локальной сети добрый день руководство по развертыванию ID документа: 113443 Обновлено: 15 октября 2012     PDF загрузки     Печать   Feedback Родственные продукты Контроллер беспроводной локальной сети Cisco серии 2000 q Cisco Aironet, серии 1040 q Контроллеры беспровод...»

«С именем Аллаха Милостивого, Милосердного! Заблуждения хабаш итск ог о дж а м а ’ а т а Данное послание подготовлено Постоянным комитетом ученых Саудовской Аравии (аль-Ляджнату-ддаима) Перевод: Абу Ба...»

«CD-Микросистема (Проигрыватель CD-дисков c комплектом громкоговорителей) ABS520U Руководство по эксплуатации ПРОЧИТАЙТЕ ВНИМАТЕЛЬНО ПЕРЕД ЭКСПЛУАТАЦИЕЙ СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ Инструкция по мерам безопасности 1 Особен...»

«Анализ спутниковых изображений, опубликованных Министерством Обороны России: расследование bellngcat Содержание Содержание Краткое содержание Введение Спутниковые снимки, опубликованные МО РФ 21 июля 2014 г. Предмет, цель и методика анализа Анализ Фото 4 МО РФ Анализ источника: Анализ метаданных: Анализ уровня о...»

«УДК 658.152.5 Д.Ю. КРАМСЬКОЙ, канд.екон.наук, доц., НТУ „ХПІ”, Харків МЕТОДИКА ВИЗНАЧЕННЯ ОПТИМАЛЬНОГО ТЕРМІНУ АМОРТИЗАЦІЇ ОСНОВНИХ ФОНДІВ НА ПРОМИСЛОВИХ ПІДПРИЄМСТВАХ У статті розглянуто питання формування амортизаційної політики на промисловому підприємстві та запропоновано методику визначення оптимального терміну амортизації основн...»

«ШИВА САМХИТА Глава 1. Единственное существование 1.1. Знание вечно, оно не имеет ни начала, ни конца, и на самом деле ничего другого и не существует. Различия, которые мы видим в мире следствие обусловленности чувств. Когда эта обусловленность прекращается, тогда это знание (Джнана) одно-единственное, и ничего другого не оста...»

«ИЗМЕРИТЕЛЬ ЭКВИВАЛЕНТНОГО ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОГО СОПРОТИВЛЕНИЯ И ЕМКОСТИ ЭЛЕКТРОЛИТИЧЕСКИХ КОНДЕНСАТОРОВ " ESR-micro v4.0" ( Краткое описание и инструкция по эксплуатации ) Предлагаемый Вашему вниманию прибор предназначен для измерения эквивалентного последовательного сопротивления (Equivalent Series Resistance ESR) и емкости электролитиче...»

«Надлежащая исследовательская практика для определения цен на лекарства для анализа "затраты-эффективность" вопросы и рекомендации: доклад рабочей группы ISPOR по лекарственному ценообразованию. Paper Citation: Joel W. Hay, Jim Smeeding,...»

«Колотов Андрей Владимирович Перевал Дятлова, попытка реконструкции событий, по материалам уголовного дела.Ватсон! Над нами звёздное небо! Да Холмс, завтра будет отличная погода! Идиот! У нас украли палатку! Анекдот. Предисловие. О перевале Дятлова написано и сказ...»

«Настоящая инструкция по применению (далее инструкция) предназначена для врачей-специалистов, оказывающих лечебнодиагностическую помощь пациентам с инфарктом головного мозга (ИГМ) – врачей-неврологов, врачей-терапевтов, врачейкардиологов,...»









 
2017 www.lib.knigi-x.ru - «Бесплатная электронная библиотека - электронные матриалы»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.